Parmi les élus dotés d’un rôle clé au sein du comité social et économique, on retrouve le secrétaire CSE, aux côtés du président et du trésorier. Ensemble, ils composent le bureau du CSE, l’organe directeur du comité.
Des missions inhérentes à la fonction de secrétaire se combinent à celle du statut d’élu CSE, le transformant ainsi en rouage essentiel du bon fonctionnement du CSE.
Qui peut devenir secrétaire CSE ? Comment le désigner ? Quelles sont ses tâches ? Tour d’horizon de la fonction du secrétaire du CSE, de sa désignation à son champ d’action au quotidien.
La nomination du secrétaire CSE
La procédure demeure inchangée depuis la nomination du secrétaire du CE. Les titulaires et le président votent à main levée ou par bulletins secrets pour établir leurs préférences. Cette désignation s’organise de préférence lors de la première réunion du CSE afin de permettre au comité d’être fonctionnel au plus tôt.
L’obtention d’une majorité absolue désigne le nouveau secrétaire CSE. En cas d’égalité, le plus âgé l’emporte en vertu de la règle électorale mais cette condition peut être remplacée par une autre au moment de rédiger les accords de mise en place du CSE.
Les candidats à la fonction de secrétaire CSE n’épousent pas un profil particulier. Effectivement, la loi n’impose aucun critère particulier, si ce n’est le statut de l’élu CSE : il doit être titulaire. En effet, le rôle de secrétaire CSE n’est pas ouvert à la suppléance.
Du côté des qualités recherchées, on privilégiera volontiers la rigueur, le sens de l’organisation et une propension à savoir gérer son temps. Ces qualités sont utiles dans la mesure où les missions du secrétaire CSE sont variées. Une aisance dans l’expression orale et écrite, ainsi que dans la prise de notes rapide constituent aussi un socle de compétences particulièrement appréciable.
Faut-il nommer un secrétaire CSE adjoint ?
Cette nomination n’est pas obligatoire mais recommandée dans les grandes structures, afin d’aider le secrétaire CSE à mener toutes ses missions. Les conditions de désignation (fonction ouverte aux suppléants ou non, votants, etc.) et ses attributions sont renseignées dans le règlement intérieur du CSE.
Si le secrétaire-adjoint désigné est un suppléant, celui-ci pourra assurer un remplacement du secrétaire aux réunions CSE concernées. Ceci même s’il n’a pas le droit d’y assister d’ordinaire. C’est d’ailleurs une raison qui motive certains CSE à ne pas ouvrir la fonction d’adjoint aux suppléants. Ils peuvent manquer d’une vision globale sur tous les échanges tenus en réunion CSE au moment d’assurer leur remplacement.
Toutefois, le secrétaire-adjoint n’est pas nécessairement limité au seul remplacement du secrétaire CSE indisponible. On peut le doter de missions qui lui sont propres. Certaines entreprises font par exemple du secrétaire-adjoint le secrétaire de la commission santé, sécurité et conditions de travail.
Quelles heures de délégation pour le secrétaire CSE ?
Le protocole d’accord préélectoral doit faire mention d’un crédit d’heures de délégation supplémentaire à destination du secrétaire, si le souhait du CSE est de lui octroyer un temps dédié à la conduite de sa fonction. Ce n’est pas obligatoire mais fortement conseillé afin d’aider cet élu CSE, souvent très sollicité.
L’adjoint peut également se voir attribuer un crédit d’heures de délégation CSE, sous les mêmes conditions (même s’il est suppléant).
Établir l’ordre du jour avec le président du CSE
L’une des missions du secrétaire CSE est d’établir l’ordre du jour de chaque réunion du CSE, conjointement avec le président du CSE (l’employeur). L’ordre du jour est une sorte de feuille de route, une liste ordonnées de sujets que les titulaires devront aborder lors de la réunion. Tout point non renseigné dans l’ordre du jour ne sera pas traité !
Le secrétaire et le président signent tous deux l’ordre du jour afin de le sceller définitivement. Le secrétaire du CSE a alors minimum 3 jours pour l’adresser aux élus. Tout délai inférieur empêchera le président de convoquer les élus. En effet, on considère qu’ils n’auront pas eu assez de temps pour préparer les sujets à discuter.
Au moment de développer l’ordre du jour, le secrétaire CSE partage à l’employeur les attentes et les points que les autres élus aimeraient voir inscrire. Il s’affirme en porte-parole de l’instance, en intermédiaire de confiance, tout autant pendant les réunions CSE qu’en dehors. Le secrétaire transmet également aux élus tout document nécessaire à leur mandat. Ces documents proviennent de l’employeur, de représentants syndicaux, de prestataires, etc.
Toutefois, le secrétaire CSE demeure un élu comme les autres, sans statut ni prérogatives particulières. Il ne prend aucune décision au nom du CSE. Le secrétaire doit attendre l’aval de ses pairs sur un sujet avant d’initier toute démarche.
Des missions parfois plus variées pour le secrétaire CSE
Dans les structures de grande taille, le secrétaire CSE assure des tâches supplémentaires qui le consacre en chef d’orchestre du comité.
Dans les grandes entreprises, le secrétaire CSE est chargé de :
- Gérer et superviser les employés du comité ;
- Signer les contrats pour le CSE ;
- Assurer les formalités administratives ;
- Tenir à jour et gérer les archives du comité.
Rédiger et promouvoir les PV de réunions CSE
Une fois l’ordre du jour scellé et communiqué aux élus dans un délai convenable, la réunion du CSE a lieu. Il revient alors au secrétaire de prendre en notes l’intégralité de la séance. Le secrétaire CSE ne doit rien omettre :
- Les participants et absents sur tous les membres invités ;
- La date, l’heure et le lieu ;
- L’ordre du jour ;
- Les questions échangées ;
- Les arguments ;
- Les délibérations ;
- Le minutage des temps de parole ;
- Les sessions de vote et les délibérations ;
- Les conclusions.
La rédaction d’un procès-verbal (PV) de réunion ne revient pas à produire une synthèse ou un résumé. Le document doit refléter très fidèlement le déroulement et le contenu de la session, sans qu’aucune information ne soit tue ou édulcorée.
L’exhaustivité est d’autant plus attendue qu’un procès-verbal est la seule trace qui restera de la réunion tenue, classé dans les archives du comité. Ainsi, en cas de litige, les élus CSE se réfèrent au contenu du PV.
Le secrétaire CSE transfert le PV à l’employeur
S’il n’existe pas d’accord entre l’employeur et les syndicats, le secrétaire CSE a 15 jours pour mettre en forme et envoyer le procès-verbal de réunion à l’employeur. Ce dernier pourra ainsi le consulter et faire des observations lors de la réunion suivante.
Certaines situations exceptionnelles peuvent réduire sensiblement ce délai :
- 3 jours en cas de projet de licenciement collectif pour motif économique ;
- 1 jour en cas de liquidation ou redressement judiciaire.
Quant à la publicité des PV de réunion, elle n’est pas obligatoire. Cependant, leur diffusion par voie d’affichage ou sur l’intranet de l’entreprise informe les salariés sur le travail mené par les élus CSE. Les salariés peuvent ainsi prendre connaissance des positions qu’ils défendent et des actions qu’ils tentent de mettre en place.
Déléguer la rédaction des PV de réunion CSE
Si les élus manifestent leur accord lors d’un vote en réunion plénière, le secrétaire CSE a la possibilité de recourir à un prestataire spécialisé. Il est alors déchargé de la rédaction et peut se consacrer à d’autres missions. Il revient alors simplement au secrétaire de vérifier la véracité et la qualité des PV fournis par le rédacteur professionnel.
Le rédacteur pourra demander l’enregistrement des séances pour faciliter le travail de retranscription. L’autorisation accordée, le cas échéant, doit figurer dans le règlement intérieur du CSE. Les précisions suivantes doivent apparaître :
- Qui a accès aux enregistrements de la réunion CSE ?
- Pour combien de temps ?
- Quelle est la durée de conservation ?
Ces ajouts encadreront fermement cette pratique. Ils instaureront un climat de confiance qui permettra aux élus CSE de s’exprimer sans retenue.
Considéré comme étant à la fois la mémoire, la voix et les oreilles du comité, le secrétaire CSE assume une large variété de missions. Ce panel de missions rendent le secrétaire du CSE indispensable au quotidien.
L’article a répondu à ces questions
- Quel est le rôle du secrétaire du CSE ?
- Comment est désigné le secrétaire ?
- Qui peut devenir secrétaire ?
- Quelles sont ses tâches ?
- Peut-il en déléguer certaines ?
Une de vos interrogations demeure sans réponse ? Partagez-la en commentaire, et nous y répondrons avec plaisir.
Les ressources
- Article L2315-23 du Code du travail : le comité social et économique désigne un secrétaire et un trésorier.
Bonjour
Merci pour votre article très synthétique.
En venant, je cherchais les actions à lancer immédiatement en tant que secrétaire.
Autre question, je n’ai pas trouvé qui publie ce site web.
Merci de votre éclairage.
Très cordialement,
Brice BARRIER.
Bonjour Brice et merci beaucoup pour ce retour, au nom de toute l’équipe d’experts CSE œuvrant sur CSE Officiel 🙂 En espérant vous éclairer sur d’autres sujets !
Bonjour,
Le secrétaire et/ou le trésorier du CSE peuvent-ils contrôler les délégations des membres du CSE (par la remise de bons de délégations)?
Merci
Bonjour et merci pour votre question 🙂
Le Code du travail n’encadre pas la mise en place des bons de délégation, dont les modalités doivent donc être établies entre l’employeur et les syndicats représentatifs, ou entre l’employeur et les élus du CSE. Il est donc a priori possible de convenir d’un fonctionnement où secrétaire et trésorier sont à même de contrôler l’usage des heures grâce aux bons (et toujours dans la limite de la légalité). L’essentiel est que cet arrangement soit le fruit d’une concertation éclairée entre tous les acteurs concernés !
À bientôt sur CSE Officiel 🙂
Bonjour
Peut-on être a la fois, secrétaire et trésorier adjoint dans un petit cse ? (2 titulaires 1 suppleant)
Bonjour Marina et merci pour votre commentaire.
Dans un petit CSE, il est déjà facultatif de nommer un secrétaire et un trésorier, dans la mesure où le comité ne dispose pas de personnalité morale pour gérer un budget. Il est donc surprenant de nommer un trésorier adjoint pour seconder un trésorier qui aura, a priori, le temps de se consacrer à ses tâches.
Mais si jamais vous souhaitez composer un bureau aussi complet (vous êtes dans votre droit !), il est impératif que le secrétaire et le trésorier ne soit pas la même personne ; c’est proscrit pas la loi 🙂 Concernant le poste de trésorier-adjoint, cela reste délicat de le confier à la personne qui est également secrétaire mais rien en soi ne l’interdit.
Vu votre situation, dans l’idéal, confiez le poste d’adjoint au suppléant puisqu’il en a le droit et que les fonctions de secrétaire et de trésorier lui sont par contre refusées. Si c’est la raison de votre question (le suppléant ne souhaite pas être adjoint), je vous conseille de vous limiter aux fonctions de secrétaire et de trésorier, chaque rôle étant confié à un titulaire. S’il s’avère par la suite que le trésorier n’a pas suffisamment de temps pour gérer ses missions, négociez avec l’employeur une augmentation du nombre d’heures de délégation ou voyez si le secrétaire peut céder quelques-unes de ses heures au trésorier.
J’espère vous avoir aidé 🙂 Je vous dis à bientôt sur CSE Officiel !
Bonsoir, dans le cas où des élus voudraient voter une action par nature illicite, mettant en cause la responsabilité de la secrétaire du cse et exposant le cse à de potentiels risques, la sexretaire peut elle s’opposer à cette décision ?
Merci.
Cordialement
Bonjour Annick, je vous remercie pour votre commentaire 🙂 !
Toutes les décisions prises en réunions CSE sont consignées dans des comptes rendus et procès-verbaux (PV). Les personnes impliquées dans ces prises de décisions figureront donc dans les archives de l’entreprise. Une prise de décision illégale sera, de ce fait, facilement repérable.
Chargé·e de la rédaction des PV du CSE, le/la secrétaire est parfaitement apte à mentionner son désaccord.
En cas de différends importants avec les autres membres du CSE, le/la secrétaire du comité peut également démissionner de ses fonctions.
J’espère vous avoir éclairé, si notre démarche vous plaît, n’hésitez pas à suivre l’actualité LinkedIn de CSE Officiel et à vous abonner à notre newsletter !
À très bientôt sur CSE Officiel 🙂
Bonjour je souhaiterai savoir si une secrétaire a le droit de donner son avis sur certaines situations, quand elle écrit l’intégralité de la réunion Cse ? Un exemple peut elle écrire « tel élu est sorti de la pièce sans trouver de soulution à une enquête », autre exemple, « tel élu sort de la pièce à telle heure » .comme dans un livre de pièce de théâtre? Le rôle de la secrétaire n est-il pas de rester neutre et de ne retranscrire que les dialogues et débats ? Que peut t-on faire en cas d’abus de la sorte? En vous remerciant de vôtre attention bonne journée à vous.
Bonjour, et merci pour ce commentaire 😃 !
Dans les exemples que vous citez, la secrétaire restitue minutieusement le contenu de la session. A priori, ceci ne pose pas de problème. Au contraire, retranscrire tous les détails est vivement conseillé pour que le PV restitue le déroulement de la réunion le plus précisément possible.
Quant au style indirect, il peut tout à fait être utilisé pour rédiger les procès-verbaux de réunions, même si cela donne effectivement un style un peu théâtral.
Enfin, en cas de désaccord avec la secrétaire, différentes possibilités s’offrent à vous :
1) Si d’autres élu·e·s pensent que les écrits de la secrétaire peuvent donner lieu à une interprétation faussée de la réunion, vous pouvez tout à fait en faire part à la secrétaire. Cette dernière est alors en mesure d’effectuer les modifications demandées.
2) Si le procès-verbal de la réunion CSE comporte des informations fausses et que vous êtes confronté à un refus de modification : il s’agit d’un délit d’entrave. C’est donc au Tribunal de Grande Instance de prendre le relais.
Une dernière astuce pour finir ? Vous pouvez confier la rédaction des PV CSE à un prestataire extérieur, ceci vous évitera de potentiels désaccords !
J’espère avoir répondu à vos interrogations, n’hésitez pas à encourager notre démarche en nous suivant sur LinkedIn 😁
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Que faire si je suis en désaccord avec la façon de transcrire de notre secrétaire ?
Je vous remercie pour votre retour
Olivier G
Bonjour Olivier ! Je vous remercie pour votre question 🙂
Avez-vous échangé sur le sujet avec votre secrétaire afin de lui faire part de votre opposition ?
La personne qui occupe la fonction de secrétaire est en droit de faire des modifications si d’autres membres du CSE partagent ce désaccord.
En cas de désaccord persistant n’hésitez pas à vous tourner vers un prestataire extérieur à votre CSE. De cette façon, la transcription sera moins sujette à débats 😁
Attention toutefois, si le PV de réunion CSE comporte des informations fausses et que le/la secrétaire refuse toute modification il/elle commet un délit d’entrave. Il faudra alors se tourner vers le Tribunal de Grande Instance.
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Belle journée, et au plaisir de vous revoir sur CSE Officiel 🌈