La comptabilité CSE : tout savoir

La mise en place d’un CSE s’accompagne de plusieurs missions permettant à l’instance de fonctionner dans des conditions optimales. Parmi les prérogatives essentielles à une bonne gestion du comité, la comptabilité CSE tient une place prépondérante.

À partir de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, les entreprises sont amenées à mettre en place un CSE. Néanmoins, seules les structures de plus de 50 salariés disposent d’un budget et ont l’obligation de tenir une comptabilité CSE.

Les CSE disposent de deux budgets, le budget de fonctionnement consacré aux dépenses liées à l’organisation de l’instance, et le budget des activités sociales et culturelles (ASC) dédiées aux avantages à proposer aux salariés. Afin de les suivre et de pouvoir justifier les dépenses, le CSE doit mener deux comptabilités distinctes.

Toutefois, il est possible à la fin de l’exercice comptable de transférer une partie des fonds d’un budget à l’autre, à hauteur de 10% de l’excédent, sauf si cette action a déjà été entreprise dans les 3 ans.

Comptabilité CSE et taille du CSE

C’est en général le trésorier qui se chargera de suivre la comptabilité du CSE et d’ouvrir les comptes bancaires, mais selon la taille du comité, un expert-comptable peut être requis. Le trésorier ne doit cependant pas décider des dépenses seul. C’est le CSE qui en a le pouvoir, sauf cas particuliers.

La comptabilité CSE n’est pas gérée de la même façon en fonction de la taille du comité. Pour déterminer les tailles, le CSE doit alors cumuler le montant des deux budgets, budget de fonctionnement et budget des ASC, et en soustraire les éventuels versements aux CSE Centraux [?].

Il sera ensuite possible de classer le CSE parmi 3 types différents :

• CSE de petite taille.
• CSE de taille moyenne.
• CSE de grande taille.

La comptabilité des CSE de petite taille

Un CSE est de petite taille lorsque ses ressources ne dépassent pas 153 000€ à l’année. Ce type de comité social et économique peut tenir une comptabilité basique, appelée comptabilité recette/dépenses ou comptabilité de trésorerie. Il s’agit de suivre un livre de comptes en se fiant aux dépenses effectives, sans considérer les créances ou les dettes que l’on comptabilisera en fin d’année. Ainsi, il s’agira de classer les dépenses des deux budgets par nature ou par destination, sans qu’ils ne se confondent. Le CSE devra aussi établir une synthèse simplifiée tous les ans.

Le CSE a aussi le choix de réaliser sa comptabilité de façon manuelle ou informatique. Il faut toutefois garder à l’esprit que toute information inscrite dans la comptabilité doit rester intacte. Il ne doit pas être possible de supprimer une entrée.

Ce type de comptabilité représente un gain de temps pour le CSE et ne nécessite pas de compétences très développées dans le domaine. Néanmoins, il est plus propice aux erreurs et rend le rapprochement bancaire plus compliqué.

La comptabilité des CSE de taille moyenne

Les CSE de taille moyenne sont ceux dont les ressources excèdent 153 000€ mais qui ne valident pas au moins deux des points suivants :

• l’entreprise compte au moins 50 salariés à temps plein
• l’entreprise dispose de plus de 3,1 millions d’euros à l’année
• le montant total du bilan de l’entreprise dépasse 1,55 millions d’euros

Ces CSE doivent tenir une comptabilité simplifiée avec bilan, compte de résultat et annexe comptable. Tout comme les petits CSE, ils devront comptabiliser les dettes et créances à la fin de l’exercice et rendre un état de synthèse.

La comptabilité des CSE de grande taille

Si les ressources du CSE sont supérieures à 153 000€ par an et qu’il remplit au moins deux des conditions mentionnées plus haut, il est considéré comme étant de grande taille.

Dans ces conditions, le CSE devra se plier aux règles comptables générales (de droit commun avec inventaire, bilan, compte de résultat et annexe) et mettre en place une comptabilité d’engagement. Il n’est donc pas possible de tenir une comptabilité de trésorerie.

La comptabilité d’engagement implique d’enregistrer chaque dépense ou créance au moment ou on les décide, en général en fonction des dates de factures et non au moment des retraits sur le compte du CSE. Il s’agit d’anticiper les dettes et avoirs, et d’enregistrer les entrées à la fois dans les comptes de changes et de produits et dans les comptes de caisses.

Ce type de comptabilité est généralement plus fiable et permet un suivi plus simple. Cependant, il a un coût et requiert des compétences précises.

Obligations comptables spécifiques aux CSE de grande taille

Le CSE de grande taille doivent établir des comptes consolidés, à faire certifier par des commissaires aux comptes. En effet, le comité social et économique de grande taille a pour obligation de désigner au moins un commissaire ainsi qu’un suppléant. Ces derniers ne doivent pas être les mêmes que ceux de l’entreprise. Ils auront la possibilité d’user du droit d’alerte [?] en cas d’anomalie et de prévenir le Président et le Secrétaire du CSE.

À l’instar des CSE de taille moyenne, les CSE de grande taille doivent faire appel à un expert-comptable via lettre de mission afin de présenter les comptes annuels.

Parmi les obligations des CSE de grande taille en matière de comptabilité, il faut aussi prendre en compte la création d’une commission des marchés, chargée de gérer les fournisseurs et de réglementer les achats supérieurs à 30 000€. Elle se compose de membres titulaires du CSE qui sont tenus d’élaborer un rapport d’activité tous les ans, qui accompagnera le rapport de gestion. Les modalités de ce rapport se trouvent dans le règlement intérieur.

Documents comptables

Les documents comptables du CSE sont divers et variés : découvrez les formes qu’ils peuvent prendre !

Rapport d’activité et de gestion

Le CSE doit délivrer un rapport d’activité tous les ans qui présente les actions et les objectifs de l’instance ainsi que l’état des comptes du CSE. Les modalités le concernant sont inscrites dans le règlement intérieur et différent en fonction de la taille des CSE. Chaque salarié doit y avoir accès.

Ce rapport annuel d’activité et de gestion se compose des documents suivants :

• Informations propres à l’organisation du CSE : effectifs, commissions, etc. ;
  
• Détail de l’utilisation du budget de fonctionnement : recours aux experts, salaires, frais divers, formations, communication, versements aux comités centraux, etc. ;
  
• Détail de l’utilisation du budget des activités sociales et culturelles (ASC) ;
  
• État de synthèse simplifié des ressources et charges ;
  
• État de synthèse simplifié des dettes et créances ;
  
• Descriptif des dépenses conséquentes ;
  
• Livre de comptabilité.

Les CSE de taille moyenne et de grande taille devront ajouter l’analyse des écarts entre le budget prévisionnel et le budget réalisé ainsi que les engagements en cours.

Comptabilité CSE & archivage

Il est essentiel de conserver les pièces comptables pendant 10 ans car elles seront requises en cas de contrôle ou de litige. Il est aussi important de maintenir une bonne organisation et un classement raisonné.

Le dirigeant a le droit d’avoir accès aux documents comptables, tout comme les membres du CSE. Cependant, le dirigeant  est le seul à pouvoir en faire des copies. Les salariés de leur côté y ont accès une fois par an par affichage. Le règlement intérieur peut ensuite délimiter les modalités de consultation.

Une bonne comptabilité assure une bonne gestion des fonds du CSE. Cela permet de proposer aux salariés de meilleures conditions de travail et de former les élus. La façon dont sera suivi le budget reflétera la ligne de conduite choisie par les représentants du personnel.

• Comment gérer la comptabilité du CSE ?
• Qui gère la comptabilité CSE ?
• Comment déterminer la taille d’un CSE ?
• Qu’est-ce qu’une comptabilité simplifiée ?
• Que contient un rapport d’activité et de gestion ?
• Quelle comptabilité en fonction de la taille du CSE ?
• Quelles obligations comptables en fonction de la taille du CSE ?

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