C’est un mot que l’on entend dans plus en plus de bouches : la « digitalisation ». Un terme qui reste, même en 2021, plutôt obscur pour une extrême majorité de Français.
Du terme « digital » qui renvoie essentiellement au « numérique », on entend par digitalisation un processus de passage au numérique, aux outils digitaux, au dématérialisé. Par exemple, la digitalisation des films et séries s’est faite grâce aux plateformes de visionnage en ligne comme Netflix, OCS, HBO ou même Disney+, ce qui a rendu le support DVD obsolète pour beaucoup.
Mais en quoi le CSE est-il concerné par la digitalisation ? Qu’est-ce qu’un CSE digitalisé ? Nous vous proposons de le découvrir dans cet article.
Les nouveaux usages numérique
Le phénomène de la digitalisation prend de plus en plus d’ampleur. Pourquoi ? Parce que les Français utilisent de plus en plus le numérique au quotidien. Depuis le début des années 2000, nos pratiques ont énormément évolué, parfois sans même que l’on s’en rende compte.
Chaque année, le Baromètre du Numérique dresse le bilan des Français et le constat est sans appel : les outils numériques sont partout, à commencer par les poches de pantalon, les sacs… Vous l’avez peut-être deviné, le smartphone est par exemple la star de la vie quotidienne des Français. Il prend toujours plus de place.
En 2019, 77% des foyers en France sont équipés d’un smartphone. Quant à l’usage d’internet, il est clair qu’il fait plus ou moins l’unanimité, en particulier auprès des jeunes générations : il y a 88% d’internautes en France dont 78% se connectent tous les jours sur le web.
Ces tendances toujours à la hausse mettent la puce à l’oreille de nombreux professionnels qui dématérialisent leurs services, de commerces qui proposent de la vente sur un site internet, et même des politiques qui nomment des secrétaires d’État pour évaluer l’impact du numérique dans la société.
Moralité : pour toucher les Français, il faut aligner ses pratiques, ses services avec les nouvelles habitudes de consommation de l’information et de biens, qui se fait sur Internet et grâce à des outils comme l’ordinateur et le smartphone.
Pourquoi le CSE est-il concerné par la digitalisation ?
Comme dit précédemment, pour toucher les Français efficacement, il faut passer par les canaux qu’ils utilisent, sous peine d’être ignoré.
Cette logique concerne également les élus du CSE : ils communiquent des informations d’importance, négocient des partenariats avantageux avec des enseignes, offrent des chèques-cadeaux aux salariés… Toutes ses actions ont forcément davantage d’impact si elles sont menées et relayés sur Internet, sur des outils utilisés par tous comme une boîte mail, etc.
Le traditionnel panneau d’affichage a ses qualités mais il ne touche pas tous les salariés de l’entreprise comme peut le faire un email, par exemple : les collaborateurs en télétravail, en congés, déployés sur d’autres sites ne passent pas devant ce panneau.
Nous y reviendrons plus bas dans l’article.
Mais digitaliser ses tâches, ses actions, a de gros avantages pour les élus du CSE eux-mêmes. Avec un nombre d’heures de délégation limité, un élu du CSE se doit d’être efficace et rapide, et les outils numériques peuvent représenter un grand gain de temps. Établir une politique sociale avantageuse en faveur des salariés est une excellente initiative mais les élus doivent-ils vraiment démarcher manuellement des partenaires, organiser des permanences physiques, concevoir des bons et les faire imprimer pour distribution ?
Ils le peuvent mais c’est extrêmement chronophage, alors qu’il existe des solutions digitales qui leur épargnent toute cette intendance, pour leur permettre de se concentrer sur des chantiers d’importance parmi leurs attributions.
Digitaliser le CSE, oui, mais pas n’importe comment
Toutes les générations ne sont pas confrontées au numérique à égalité. Les plus jeunes sont nés, ou presque, avec ces nouvelles technologiques, tandis que leurs aînés ont dû en faire l’apprentissage, parfois très tardivement. Des disparités existent encore.
C’est pourquoi les élus du CSE veillent à ce que les nouveaux outils mis en place soient à la portée de chacun, qu’aucun salarié ne se sente laissé « sur le carreau ». La boîte est par exemple un outil que tout le monde maîtrise. Si un outil moins familier est adopté par le CSE, ce dernier prendra soin d’en faire la démonstration aux salariés en s’assurant que le fonctionnement est assimilé.
Autre point important : les outils numériques simplifient la vie mais sont utilisés avec parcimonie. À cette époque des réseaux sociaux, des messages instantanés et de l’abolition des distances, les gens sont sursollicités au quotidien par des notifications, des mails qui s’empilent dans leur boîte de réception… Il faut communiquer seulement quand il y a un besoin.
Enfin, ne perdons pas de vue l’importance du contact humain, même si le numérique a ses avantages. Il suffit parfois à un élu du CSE, le représentant de proximité par exemple, d’aller à la rencontre des salariés sur un sujet particulier pour l’aborder avec eux, plutôt que d’expédier un mail !
Comment digitaliser les missions des élus du CSE ?
Comme dit précédemment, les élus peuvent gagner en temps et en efficacité grâce au numérique : sur quelles missions exactement, et comment ?
Les réunions du CSE
Les réunions du CSE requièrent de l’organisation et de temps. Le président et le secrétaire établissent l’ordre du jour et de l’adresse à tous les élus, en plus de convoquer les titulaires et d’éventuels invités pertinents (experts, inspecteur du travail…). Ils peuvent se faciliter la vie avec les outils gratuit de leur boîte mail Gmail :
- Renseigner les dates de réunions plénières dans l’agenda électronique qui communique les détails à tous les invités et envoie un rappel automatique avant la réunion
Notre conseil : demander à ce que tous les élus partagent leur agenda aux autres pour que chacun puisse consulter les disponibilités d’untel, comme par exemple le président ou le secrétaire s’il doit décaler une réunion du comité et proposer une nouvelle date.
- Envoyer un mail avec l’ordre du jour, les invitations et les documents nécessaires à tous les élus concernés : c’est plus rapide, plus simple, et plus écologique que d’imprimer toutes ses informations et de les faire distribuer ! Avec un mail, le président conserve la trace de ses envois et peut les montrer à un inspecteur s’il y a soupçon de non-organisation d’une réunion du CSE.
- Proposer une réunion en visio-conférence pour les élus qui ne peuvent pas être physiquement présents : cela limite les multiples décalages et permet d’inclure tout le monde aux discussions.
Les bons outils : la suite Gmail, Skype, Zoom.
Gérer la documentation et les archives du CSE
Les élus du CSE se retrouvent rapidement avec un amoncellement de documents à lire, à conserver, à archiver officiellement pour le secrétaire : études, comptes-rendus de réunion, procès-verbaux, devis de prestataires… La liste s’allonge et donne parfois le vertige.
Une solution : recourir un maximum aux documents numérisés pour que chaque élu puisse conserver sa documentation sur un ordinateur, selon une organisation en dossiers qu’il aura établie pour s’y retrouver ! C’est un gain de temps et de temps formidable, quitte à imprimer certaines choses si nécessaire.
Autre solution que le stockage sur ordinateur : le stockage sur Internet avec des solutions gratuites comme le Google Drive ou encore Dropbox. Ils sont payants au-delà d’une certaine capacité mais le budget de fonctionnement peut financer cette dépense.
On y pense peu mais conserver ces documents au format numérique permet d’éviter les pertes en cas de vol ou d’incendie !
En ce qui concerne la base de données économiques et sociales (BDES), il incombe à l’employeur de la mettre en place et de la garder à jour. Le format numérique est obligatoire pour les structures d’au moins 300 salariés mais pourquoi ne pas systématiquement l’adopter ? Au format numérique, elle est beaucoup plus facile à consulter, pour les élus, et à mettre à jour pour l’employeur.
Les bons outils : BDES Online, Alcuin BDES, Crosstalent…
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Comment digitaliser la communication du CSE ?
Comme dit dans notre article sur la question, la communication du CSE permet aux salariés de suivre l’actualité du CSE, de savoir ce que les élus mettent en place pour améliorer leur qualité de vie au travail, défendre leurs intérêts, booster leur pouvoir d’achat.
Sans communication régulière et un minimum structurée, pas de visibilité !
Les outils digitaux sont d’une grande aide pour les élus sans expérience particulière en communication. Le mail est un incontournable :
- Tout le monde a une boîte mail
- Un mail touche tous les salariés, qu’ils travaillent sur site, en télétravail, ou qu’ils soient en congés
- Images, fichiers, vidéos : envoyez un mail aux salariés avec des pièces-jointes pertinentes
- Les salariés peuvent transférer vos mails à qui il le souhaitent ou se le renvoyer sur leur adresse mail personnelle
En complément de ce dispositif très simple et familier pour tout le monde, pourquoi ne pas doter le comité d’un site internet CSE ? Il permet de partager avec les salariés des actualités sous forme d’articles, des sondages, de créer des événements auxquels participer en un clic, de créer un trombinoscope des élus avec leurs coordonnées, un espace où télécharger des documents importants…
Et comme l’email, le site internet est un lieu d’échanges que les Français connaissent bien et savent utiliser.
Enfin, ne négligeons pas la communication entre élus ! Le mail reste un outil clef, bien entendu, mais les plateformes de discussion ont aussi leurs avantages et de plus en plus la côte. Slack, Discord ou Skype permettent de créer des salons virtuels de discussions et de tenir des visio-conférences. Idéal pour échanger tranquillement entre élus !
Comment digitaliser les avantages salariés ?
Un vaste chantier que celui de la mise en place d’une politique d’avantages en faveur des salariés ! Il peut prendre des proportions titanesques sans une bonne organisation, sans les bons outils et, souvent, sans l’appui d’un prestataire pour les structures à fort effectif. Les élus ne sont pas des machines !
La billetterie CSE
La billetterie CSE est un incontournable, hérité des actions menées par l’ancien comité d’entreprise. De plus en plus de comités font appel des prestataires comme notre partenaire de confiance, HelloCSE, pour proposer une billetterie en ligne avec des offres nationales et locales dématérialisées.
C’est pensé comme un site internet où obtenir des bons d’achats à prix CSE, négocié avec les plus grandes enseignes du pays afin de booster le pouvoir d’achat des salariés. Les élus épargnent énormément d’heures de délégation en sollicitant un prestataire. Ce dernier négocie pour eux des réductions, les centralise sur une seule plateforme et gère toutes les transactions.
Des codes d’accès suffisent pour parcourir librement la billetterie CSE et faire des économies toute l’année.
Les permanences tenues par les élus du comité sont essentielles, représentent des moments conviviaux avec les salariés, mais c’est un gouffre de temps et d’énergie lorsqu’il faut y organiser la distribution des avantages à tous les salariés, en présentiel, en espérant que tout le monde puisse se présenter lors des horaires d’ouverture… Sur une billetterie CSE, tout est automatique et instantané : tout le monde y gagne !
Autre atout de cette billetterie : elle n’est pas seulement disponible sur ordinateur ! Une application permet aussi aux salariés d’accéder à leurs avantages depuis leur téléphone, où qu’ils soient, même en boutique. Et comme nous l’avons remarqué, le smartphone fait partie intégrante du quotidien des Français !
Les chèques cadeaux
La distribution physique de chèques cadeaux a les mêmes inconvénients que celle des avantages lors des permanences : les élus ont beaucoup d’intendance à faire, ils doivent collecter tous les justificatifs nécessaires et les classer à la main, imprimer les chèques cadeaux puis les distribuer en personne à tous les salariés qui se présentent aux horaires de permanence… Quant aux bénéficiaires en télétravail, en congés, présents sur un autre site, il faut leur courir après ou décaler la distribution de leurs chèques cadeaux. Un vrai casse-tête !
Un prestataire épargne toutes ses tâches et toutes ces complications aux élus pour ne leur laisser que l’essentiel : réfléchir à ce qui est le mieux pour les salariés, sans s’angoisser de la procédure à déployer. En version dématérialisée, les chèques cadeaux deviennent des e-chèques cadeaux et sont utilisables sur la billetterie CSE pour encore plus d’économies réalisées. Les supports restent ultra pratiques : ordinateur, tablette, application mobile…
Les subventions et les remboursements
L’une des nobles tâches du CSE est de favoriser l’accès aux loisirs, au sport et aux vacances pour les salariés et leurs familles. C’est une brique essentielle de la politique sociale du comité.
Un prestataire de logiciel CSE avec une plateforme d’avantages reste le meilleur allié des CSE pour ces actions. Avec un tel outil, le CSE peut décider d’allouer à chaque salarié un montant qui lui permettra de financer (complètement ou en partie) son abonnement à la salle de sport, l’achat de livres, d’un pass cinéma, une location de vacances… Ce système de cagnotte est pratique pour tout le monde, les élus comme les bénéficiaires.
Côté remboursements, tout est automatisé également, avec une gestion des justificatifs laissée au soin du prestataire et une interface qui permet aux élus de gérer simplement les refus et validations de remboursement à partir des documents collectés sur le logiciel. On dit adieu aux interminables tableurs Excel…
Voilà qui clôt ce tour d’horizon sur les avantages à digitaliser son CSE ! Des questions ? Des témoignages à partager sur les processus de digitalisation mis en place par votre comité ? L’espace commentaire est vôtre.
