Documents à afficher dans l’entreprise par l’employeur et le CSE

La loi encadre très précisément le droit à l’information des salariés. Tous les membres de l’entreprise doivent avoir facilement accès à des données essentielles. C’est la garantie d’une conduite d’un travail serein dans des conditions optimales.

C’est pourquoi l’employeur a l’obligation de les communiquer à l’ensemble des effectifs de l’entreprise. Il peut le faire de deux manières : par voie d’affichage ou par tout moyen à disposition (l’intranet d’entreprise, par exemple). 

En parallèle, le comité social et économique (CSE) a beaucoup plus de libertés. En effet, rien ne contraint les élus à communiquer auprès des collaborateurs sur leurs actions. C’est toutefois vivement encouragé pour entretenir un dialogue social sain. 

Comment procéder, que l’on soit employeur ou élu ?

Droit à l’information des salariés : obligations de l’employeur

Il incombe à l’employeur, selon les effectifs de son entreprise, de communiquer les informations dont les salariés pourraient avoir besoin à n’importe quel moment. 

Pour cela, la loi a donc listé la nature de ces informations à partager, ainsi que les modalités de diffusion. Comment cela se passe-t-il concrètement ?

Les informations obligatoires à partager par tout moyen sans conditions d’effectifs

• Convention ou accord collectif du travail
• Pourquoi ?

Connaître ce document est essentiel pour que chacun ait conscience de ses conditions d’emploi, de ses garanties sociales, et puisse les faire respecter.

• Indicateurs de l’égalité professionnelle et salariale entre les hommes et les femmes
• Pourquoi ?

D’après l’article L3221-2 du Code du travail, « tout employeur assure, pour un même travail ou pour un travail de valeur égale, l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes. » C’est un rappel essentiel à faire auprès des salariés.

• Modalités et organisation des congés payés
• Pourquoi ?

Les membres de l’entreprise doivent pouvoir connaître la période attendue pour la prise de congés et l’ordre prévu des départs parmi leurs collègues.

• Les dispositifs en place pour lutter contre le harcèlement moral et sexuel
• Pourquoi ?

Communiquer autour de ce mal qui sévit dans les entreprises, parfois sans que quiconque s’en aperçoive, permet de sensibiliser les collaborateurs et d’aiguiller les victimes vers les bons contacts pour les aider.

Les élus du CSE interviennent également sur ses problèmes sensibles.

• Les dispositifs de lutte contre les discriminations à l’embauche
• Pourquoi ?

L’employeur assure son engagement pour une embauche équitable entre tous les profils, sans discrimination entre les candidats. Une manière de rassurer les employés sur les valeurs qu’ils partagent avec la direction.

• Travail temporaire
• Pourquoi ?

Ces informations adressées individuellement aux travailleurs concernés leur permettent d’accéder et de rectifier toute donnée les concernant auprès de la DIRRECTE et de Pôle Emploi.

Les informations obligatoires à partager par tout moyen, en plus : de 11 à 49 salariés

• Élections des membres du CSE

Pourquoi ?

Les salariés sont appelés à élire leurs représentants du personnel et ne peuvent se prononcer qu’en étant informés dans les délais réglementaires de la tenue du scrutin, des candidatures en lice, des moyens de vote à disposition, etc.

Les élections professionnelles s’organisent de manière très précise.

Les informations obligatoires à partager par tout moyen, en plus : à partir de 50 salariés

• Le règlement intérieur de l’entreprise (obligatoire dans les entreprises de + de 50 salariés)

Pourquoi ?

Pour que chacun ait connaissance des obligations en matière d’hygiène, de sécurité ou de discipline.

Les informations obligatoires à afficher sans conditions d’effectifs

• Coordonnées de l’inspection du travail ;
• Service d’accueil téléphonique ;
• Médecine du travail ;
• Consignes de sécurité, d’incendie et avertissement de zone de danger ;
• Horaires collectifs de travail ;
• Repos hebdomadaire ;
• Interdiction de fumer et de vapoter ;
• Document unique d’évaluation des risques professionnels.

 Pourquoi ?

Toutes ces informations permettent aux salariés de communiquer efficacement. Ils sont informés sur les mesures prises et les recours à disposition pour assurer leur sécurité, leur santé et leur repos.

Les informations obligatoires à afficher en plus : de 11 à 49 salariés

• Liste des membres du CSE, indication de leur poste de travail et leur participation éventuelle à une commission

Pourquoi ?

Chaque collaborateur doit pouvoir échanger librement avec ses représentants. Pour rappel, l’instauration du CSE est obligatoire dans toutes les structures comptant au moins 11 salariés, sans interruption depuis au moins 12 mois consécutifs.

Les informations obligatoires à afficher en plus : à partir de 50 salariés

• Accord de participation (obligatoire dans toutes les structures d’au moins 50 salariés)

Pourquoi ?

Un accord de participation concerne tous les salariés d’une structure. Il leur permet de bénéficier des performances de l’entreprise, d’après des objectifs atteints, établis au préalable. Chacun doit connaître ses modalités.

Important : l’employeur veille à ce que la table d’affichage dont il se sert lui soit dédié pour éviter d’éclipser les informations diffusées par les organisations syndicales et les élus du CSE. S’il y a confusion, ou que l’employeur empiète sur l’espace d’affichage des autres acteurs du dialogue social, il commet un délit d’entrave.

Affichage d’information à destination des salariés: les options du CSE ?

En parallèle de ces affichages obligatoires pour l’employeur, les élus du CSE n’ont aucune obligation réelle.

Toutefois, il est vivement encouragé de partager certaines informations avec les salariés par tous les moyens à disposition du CSE. C’est la meilleure façon de donner de la visibilité sur toutes les actions menées en leur faveur, et d’entretenir le dialogue social.

Quelles sont les informations pertinentes à partager ?

Les élus du CSE bénéficient d’une certaine liberté d’affichage, à condition de ne pas partager des informations de nature à troubler l’ordre de l’entreprise ou à susciter des polémiques.

Vous pouvez donc partager sans souci : 

• Une fiche sur les attributions du CSE

Le CSE reste une instance nouvelle dans son intitulé. Il remplace des entités qui étaient, elles, très connues : le comité d’entreprise (CE), la délégation unique du personnel (DUP) et le comité hygiène, santé et conditions de travail (CHSCT).

Selon l’effectif de la structure, il est bon de rappeler les attributions du comité : représenter les salariés, aider les plus précaires, s’impliquer dans la situation économique de l’entreprise, favoriser la qualité de vie au travail, garantir la santé, la sécurité et de bonnes conditions de travail, mettre en place les activités sociales et culturelles (ASC)…

• Des informations utiles de contact

Pour entretenir le dialogue social et faire remonter efficacement à la direction leurs préoccupations, il faut que les coordonnées du CSE soient accessibles en tout temps. L’employeur a l’obligation de les afficher, mais rien n’empêche les élus de communiquer également à ce propos pour maximiser leur accessibilité.

• La date de la prochaine réunion du CSE

En renseignant à l’avance les collaborateurs sur la date des prochaines réunions, les élus donnent des repères pour que chacun remonte au comité ses préoccupations et ses questions.

• L’ordre du jour des réunions

Rendre l’ordre du jour public permet aux salariés de suivre les sujets qui vont être débattus. Bien évidemment, tout point “sensible” ou confidentiel ne doit pas y figurer : n’hésitez pas à partager une version aménagée de l’ordre du jour.

La publicité de ses informations inclut activement les collaborateurs dans les discussions. Cela leur donnera très probablement envie de vous faire remonter en amont les points qu’ils souhaiteraient voir débattus.

• Les procès-verbaux (PV) de réunion approuvés

Peut-être l’une des informations les plus essentielles à partager : le PV de la réunion qui s’est précédemment tenue, que les salariés consultent pour avoir le résumé des points débattus et votés. Ce document ne mentionne pas toute donnée sensible ou confidentielle. Vous pouvez également (ou à la place) publier un compte-rendu, moins formel, mais qui synthétise efficacement les échanges tenus.

• Les activités sociales et culturelles

Enfin, les salariés attendent de tout CSE détenant un budget œuvres sociales qu’il communique sur les activités sociales et culturelles mises en place, ou même envisagées. Ventes privées, lancement d’une billetterie CSE, horaires de permanence pour récupérer ses bons d’achats, actions à mettre en place, critères d’attribution des chèques-cadeaux… Tout est bon à savoir !

Choisir le bon endroit et les bons supports

Une fois que les élus ont tranché sur la nature de leurs communications, reste à déterminer le canal ou les canaux de diffusion.

Le moyen le plus traditionnel pour diffuser les communications du CSE est le panneau d’affichage. L’employeur est tenu de mettre à disposition ce panneau, puisqu’il permet au CSE de fonctionner normalement.

Le placement du ou des panneaux est clé : il faut qu’ils soient visibles pour tous les membres de l’entreprise, mais à l’abri des regardes extérieurs – les débats tenus en réunion du CSE avec l’employeur ne regardent pas d’éventuels clients, fournisseurs, etc.

Trouvez un ou plusieurs endroits, idéalement à chaque étage si vous en avez plusieurs. 

L’alternative d’un prestataire en communication CSE

Les panneaux d’affichage sont pratiques et restent un outil historique des comités, mais ils ne sont pas sans défauts :

• Vous n’aurez jamais la certitude qu’ils soient vus par tous
• Les collaborateurs en télétravail ne les verront pas et manqueront des informations
• Un tableau d’affichage doit s’entretenir, sinon les notes vont s’accumuler et les salariés renonceront à lire ce qu’il s’y trouve

Enfin, plus globalement, les flyers et autres communications imprimées ont le désavantage de finir froissés (et non lus/oubliés !) au fond des sacs, poches, tiroirs, poubelles. 

Il est donc pertinent pour le CSE d’opter pour d’autres canaux de communication qui maximiseront la diffusion des informations :

• Envoyer des mails informatifs à tous les collaborateurs
• Publier des informations sur l’intranet de l’entreprise (si existant)

Une alternative pratique consiste à s’adresser à un prestataire externe qui propose la création d’un intranet/d’un site internet spécialement dédié au comité. Ils sont très complets et comprennent de nombreux modules pratiques : sondages, actualités, fichiers à partager avec les collaborateurs, événements, etc. 

Tout cela va dans le sens d’une digitalisation des pratiques du CSE, qui permet aux élus de gagner du temps sur toutes ces petites missions chronophages, pour se consacrer aux chantiers d’ampleur 🙂 

Si le sujet de la digitalisation des CSE vous intéresse, retrouvez des ressources en ligne comme celles du CSE externalisé HelloCSE – un lien à retrouver dans les sources listées habituellement.

Voilà qui boucle ce tour d’horizon des affichages requis et facultatifs, aussi bien par l’employeur que par les élus du CSE ! En combinant leurs actions de communication, ces deux piliers du dialogue social renforceront leur impact bénéfique sur l’environnement de travail.

L’article a répondu à ces questions

• Quels documents obligatoires à afficher pour l’employeur ?
•  Pourquoi ces informations sont-elles essentielles ?
• Quels documents le CSE peut-il afficher ? Pourquoi ?
• Quels moyens pour diffuser des informations sur le CSE à tous les collaborateurs ? 

Une de vos interrogations demeure sans réponse ? Partagez-la en commentaire, et nous y répondrons avec plaisir.