Les élections professionnelles achevées, il convient d’organiser dès que possible la toute première réunion du comité social et économique.

Ce temps fort de la vie d’un CSE inaugure l’exercice du nouveau comité, aussi faut-il soigneusement l’organiser afin de couler les fondations de la représentation du personnel pour les années à venir. Quels sont les sujets à inscrire à l’ordre du jour et quelles décisions sont à voter rapidement ? 

Préparation de la première réunion du CSE en amont

 Dans la mesure où le secrétaire [?] du CSE n’est nommé que lors de la première réunion, l’employeur établit seul l’ordre du jour en sa qualité de président. Les nouveaux élus peuvent donc prendre l’initiative parallèle de se concerter pour lister les sujets qu’ils souhaiteraient voir étudiés en priorité, puis les communiquer au président.

Bon à savoir
S’il s’avère impossible de traiter tous les points de l’ordre du jour souhaité, le comité pourra décider de repartir les questions secondaires lors de réunions futures.

Les titulaires et le représentant syndical au CSE sont convoqués à cette première réunion. Il est possible pour l’employeur d’inviter exceptionnellement les suppléants car les fonctions de secrétaire adjoint, de trésorier adjoint et de représentation en commissions leur sont accessibles et sont assignées au cours de la réunion. Ne pas les convier équivaut à les écarter de ces positions pourtant idéales si certains souhaitent s’investir davantage dans la représentation du personnel.

De même, les acteurs garants de la santé et des conditions de travail ont leur place autour de cette nouvelle table. Le médecin du travail, le responsable interne de la sécurité, l’agent de contrôle de l’inspection du travail et celui de prévention de la Sécurité sociale n’assisteront par la suite qu’aux réunions les concernant, mais peuvent bénéficier des informations générales sur le futur fonctionnement du comité.

Constituer le bureau, les commissions idoines et le CSE
central

L’une des priorités du comité lors de cette première réunion est de composer son bureau en nommant un secrétaire et un trésorier [?] au sein des titulaires, et leurs éventuels adjoints (article L2315-23 du Code du travail).

Bon à savoir
Etant une personne morale afin de pouvoir gérer son patrimoine (article L2315-23 du Code du travail), le CSE nomme un représentant légal dont la signature fera foi sur tous les documents de nature juridique. Le secrétaire endosse généralement cette fonction supplémentaire, étant amené à manipuler ce type de papier dans sa fonction, bien qu’un autre titulaire puisse parfaitement être nommé.

Les élus en présence désignent les différents membres du bureau à main levée ou sous bulletins secrets ; le candidat comptabilisant la majorité des suffrages l’emporte. On attend la majorité absolue dans le cas d’un seul candidat à la fonction. Si une égalité survient, le prétendant le plus âgé l’emporte.

Attention
L’employeur vote mais sa voix n’est pas prépondérante.

Dans le sillage de l’élection du trésorier peut se poser la question des comptes bancaires du CSE, de leur gestion et des moyens de paiement réservés ou non à certains membres du comité. Cette première réunion est l’occasion idéale pour établir un mode de fonctionnement sur ces sujets d’envergure.

Nomination des représentants et référents du CSE

Le bal des nominations se poursuit avec la désignation obligatoire du référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes parmi les membres du CSE. C’est une résolution adoptée à la majorité qui l’installe dans ce rôle.

Si un accord majoritaire le prévoit, un ou plusieurs représentants de proximité sont également nommés.

Quant aux membres du CSE représentant ce dernier lors des séances du conseil de surveillance ou du conseil d’administration, ils sont désignés au cours de cette première réunion, selon leur appartenance aux différents collèges électoraux (article L2312-72 du Code du Travail).

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Instaurer un CSE central

Une entreprise disposant de deux établissements minimum se dote d’un CSE central (CSEC) dont les modalités de composition (nombre de collèges et composition) sont généralement édictées au préalable dans le protocole d’accord préélectoral [?] (PAP). La DIRRECTE prendra le relais dans le cas contraire.

Attention
Seule une convention peut autoriser le transfert de la gestion des activités sociales et culturelles (ASC) des CSE d’établissement au CSE central. Ce dernier dispose en revanche de son propre budget de fonctionnement, dont le montant est arrêté d’après un accord conclu avec les CSE d’établissement.

Former les commissions requises

Lorsqu’une entreprise compte plus de 300 salariés, elle procède à la formation de commissions :

Si l’entreprise compte plus de 1000 salariés, elle se dote également d’une commission économique. Enfin, si elle répond au moins à deux des trois critères suivants, la structure compose une commission des marchés :

  • 1,5 million d’euros de bilan au total ;
  • 3,1 millions d’euros de ressources annuelles ;
  • 50 salariés à la clôture d’un exercice de comptabilité.

Toutes ces commissions sont composées de membres du CSE, qu’il faut donc nommer.

Bon à savoir
Si une commission CSSCT [?] est instituée, convier le secrétaire de l’ancienne commission hygiène, santé et condition de travail (CHSCT) permettra aux élus de se renseigner sur les actions précédemment menées.

Le passage de relais du comité sortant

En vertu de l’article 9 VI des ordonnances Macron, la ou les instances représentatives du personnel appelées à être remplacées organisent leur dernière réunion, durant laquelle leurs membres décident comment transférer les biens du comité au prochain (outils, logiciels, dettes, créances, etc.).

C’est pourquoi l’ancien trésorier et l’ancien secrétaire assistent à la première réunion du nouveau CSE : pour exposer le bilan des
actions menées en matière d’attributions économiques et d’activités sociales et culturelles (ASC), et pour apprendre aux nouveaux élus comment s’est décidé le transfert des biens.

Transfert que le nouveau comité peut ensuite choisir d’accepter, ou décliner/modifier selon le bien en question. Rien ne les oblige par exemple à poursuivre l’usage d’un certain logiciel, ni de renouveler une collaboration avec les prestataires plébiscités par le comité précédent.

Les anciens élus diffusent une documentation récapitulative aux nouveaux.

Rappeler le fonctionnement du comité

Cette première réunion du CSE permet à tous les élus de se mettre au diapason sur le fonctionnement du comité au cas où des interrogations subsisteraient ou que des précisions doivent être apportées.

On pourra ainsi rappeler aux membres du comité diverses points pratiques comme :

  • La durée du mandat, potentiellement réduite par accord ;
  • Le calendrier des réunions et des consultations annuelles obligatoires ;
  • Les règles de la suppléance ;
  • Le délai de consultation du CSE, d’un mois maximum à moins d’une expertise en cours (2 mois dans ce cas) ;
  • Les conditions et dates de formation des élus ;
  • Les devoirs du CSE en matière d’information du personnel ;
  • La date de versement des budgets de fonctionnement et des œuvres sociales, et leurs montants ;
  • Les ressources allouées (local, outils, agenda social, tableau d’affichage, etc.) ;
  • Les modalités de la BDES.

Ce dernier mérite une attention toute particulière puisque cette base de données économique et sociale est la pierre angulaire du mandat des élus. Elle leur permet de se renseigner en détail sur les sujets à traiter dans le cadre des réunions et consultations. Les ordonnances Macron exigent désormais un contenu plus détaillé et enrichi afin de faciliter la compréhension des élus sur de nombreux thèmes.

Les modalités de consultation, de mise à jour ou encore de composition de cette base pouvant être négociées, les élus ont à connaître son fonctionnement et sa vocation.

De même, les heures de délégation permettant aux élus de remplir leurs missions, elles doivent faire l’objet d’une mise au point. Les principes de mutualisation et d’annualisation des heures sont à comprendre pour une utilisation personnalisée de ce crédit.

La présence exceptionnelle des suppléants à cette première réunion leur permettra de surcroît d’appendre dans quelle mesure ils peuvent se voir attribuer des heures de délégation pour soutenir un élu et s’impliquer davantage.

Notre article hors série « Le CSE pour les nuls » détaille davantage le fonctionnement du CSE. 

Quant à la documentation économique et financière que l’employeur doit former en vertu de l’article L2312-57 du Code du travail, elle peut être communiquée aux élus à cette occasion afin de respecter le délai d’un mois post élections. Ils y trouveront :

  • L’organisation de l’entreprise et sa forme juridique ;
  • Ses prévisions économiques ;
  • Son positionnement dans le groupe ou dans la branche d’activité le cas échéant ;
  • La répartition du capital entre les actionnaires détenant plus de 10% du capital, si ces informations sont connues de l’employeur.

Réfléchir ensemble au règlement intérieur

Enfin, on ne peut jeter les fondations d’un nouveau comité sans en rédiger le règlement intérieur, car ce document encadre l’exercice des missions, les prises de décision, les échanges avec les salariés, et arbitre les situations litigieuses (article L. 2315-24 du Code du travail).

Dans le contexte d’une première réunion, on ne peut pas attendre des élus qu’ils établissent et valident par un vote le contenu de ce règlement fraîchement composé. Cette séance sert avant tout de phase de réflexion, en particulier si le président dispose déjà d’un modèle à soumettre aux membres en présence.

Valider le règlement intérieur est un acte qui mérite une étude approfondie, aussi les élus doivent-ils s’accorder plusieurs réunions si nécessaire.

La démarche se simplifie si l’accord de mise en place du CSE ou le protocole d’accord préélectoral renferment de premières résolutions à faire figurer dans le règlement intérieur, comme cela est parfois le cas. Ces documents mis à part, les élus n’ont aucune consigne légale pour la rédaction et doivent simplement respecter les attributions du CSE.

 

Suivez cette feuille de route et cette première réunion placera votre mandat sous les auspices de la réussite.

l’article a répondu à ces questions

 

  • Comment définir l’ordre du jour de la première réunion du CSE ? Qui s’en occupe ?
  • Quel délai pour l’organisation de la première réunion ?
  • Qui est convoqué ?
  • Quand constituer le CSE central ?
  • Comment se fait la passation entre l’ancienne IRP et le nouveau CSE ?

Une de vos interrogations demeure sans réponse ? Partagez-la en commentaire, et nous y répondrons avec plaisir.

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