Comment organiser les réunions CSE ?

Qu’il s’agisse de réunions dites « ordinaires » ou de réunions extraordinaires, les échanges entre élus sont nécessaires. Les réunions CSE permettent d’émettre des avis, d’apporter des propositions sur la vie générale de l’entreprise et/ou du CSE.

Pour les élus, les réunions CSE sont l’occasion de présenter les réclamations individuelles et collectives des salariés.

De la convocation de la réunion CSE à l’élaboration de l’ordre du jour, CSEOfficiel vous éclaire !

Prévoir les dates de réunions CSE

Comme évoqué dans notre article « Le CSE pour les nuls », la fréquence des réunions du comité est fixée par accord collectif.

En l’absence d’accord, les réunions CSE ont lieu au moins une fois par mois dans les entreprises de plus de 300 salariés, et une fois tous les deux mois dans les entreprises de moins de 300 salariés.

Lorsque des situations spécifiques se présentent, le CSE a la possibilité de se réunir avant la date de la prochaine réunion (dite « réunion ordinaire »).

Les réunions CSE qui ont lieu en dehors des réunions ordinairement prévues sont appelées « réunions extraordinaires ». Les réunions extraordinaires CSE ont lieu lorsqu’un évènement particulier altère la vie en entreprise.

En principe, les réunions CSE quelles qu’elles soient, ont lieu pendant les heures de travail.

Le temps passé en réunion CSE avec l’employeur pour les membres de la délégation du personnel et les représentants syndicaux est rémunéré comme temps de travail. Il n’est pas déduit des heures de délégation CSE.

En cas de dépassement hors des horaires de travail, le temps passé en réunion CSE est rémunéré comme des heures de travail supplémentaires.

Quels outils pour prévoir la réunion CSE ?

Pour faciliter la planification de chaque réunion CSE, les élus peuvent mettre en place un agenda partagé. Cet outil de planification offre une multitude de possibilités. Il permettra de fixer la date, le lieu et l’heure de la réunion CSE. Si des élus acceptent ou déclinent leur participation, les autres invités en seront directement informés. L’organisateur décide ainsi de maintenir ou de décaler la date de la réunion. Il existe plusieurs solutions, gratuites ou payantes.  Outlook, Doodle, Google Agenda, ou Teams comptent parmi ces solutions.

Convoquer les participants aux réunions CSE

Après avoir planifié la réunion du CSE, il est indispensable de convoquer les participants. C’est l’employeur (ou son représentant) qui est chargé de les inviter. Si l’employeur ne convoque pas le CSE aux réunions, et si plus de la moitié des membres du comité le demande, l’agent de contrôle de l’inspection du travail peut le convoquer à sa place. Il fait ainsi cesser le délit d’entrave (Article L2315-27 du Code du travail).

Qui participe aux réunions CSE ?

• Les membres de la délégation du personnel au comité (les titulaires uniquement, sauf dérogation)
• L’employeur ou son représentant

L’employeur adresse la convocation de réunion CSE à tous les élus titulaires.

Depuis le passage au CSE, le droit d’assister aux réunions CSE pour les membres de la délégation du personnel ne concerne plus les suppléants.

Les suppléants CSE bénéficient de l’autoriation à participer aux réunions en cas d’absence des titulaires (Article L.2314-1 du Code du travail). L’autorisation pour le suppléants d’assister aux réunions s’applique également en cas de dérogation négociée avec l’employeur.

Des intervenants externes à l’entreprise participent occasionnellement aux réunions CSE. La convocation de ces personnes dépend des sujets prévus à l’ordre du jour :

• Pour des questions relatives à la santé, sécurité et conditions de travail : le médecin du travail ou le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail (Article L2314-3 du Code du travail)
• Pour les réunions CSSCT à la suite d’un accident : l’agent de contrôle de l’inspection du travail ou les agents des services de prévention des organismes de sécurités sociale (Article L.2315-27 du Code du travail)

La loi n’impose pas de délai minimum entre l’envoi de la convocation de réunion CSE et le jour de la réunion. Cependant, il revient à l’employeur de l’adresser dans un délai raisonnable. Aussi, il n’existe aucun mode d’envoi spécifique pour convoquer le CSE. Il est recommandé de transmettre la convocation par remise en main propre, par recommandé, avec accusé de réception ou par mail individuel.

Le contenu de la convocation à la réunion CSE est assez libre. Elle indique au minimum :

• L’adresse et le lieu de la réunion du CSE
• La date
• L’heure de début
• La liste des participants
• La durée

Etablir l’ordre du jour de la réunion CSE en amont

Le bon déroulement des réunions CSE nécessite l’établissement de l’ordre du jour.

L’ordre du jour de la réunion CSE est un document qui rassemble les sujets abordés au cours de la réunion. L’ordre du jour inclue également les éventuelles questions. Il est communiqué en amont aux participants et permet de prévoir la durée de la réunion CSE. C’est donc une étape cruciale pour organiser la séance.

Le Code du travail le précise bien : c’est le président du CSE et le secrétaire qui définissent conjointement l’ordre du jour (Article L2315-29 du Code du travail).

Celui-ci doit préciser le plus clairement possible les attentes de chacune des parties. Le but est de donner la possibilité, tant au CSE qu’à l’employeur, de préparer ses réponses.

L’ordre du jour ne peut pas être transmis le jour J. Un délai de 3 jours avant la réunion est obligatoire (article L2325-16 du Code du travail). C’est à l’employeur de le faire parvenir à tous les participants. En plus de  la convocation et de l’ordre du jour, l’employeur transmet tous les documents nécessaires aux élus CSE. Cela complète son travail d’entretien de la base de données économiques et sociales (BDES).

Animer la réunion du CSE le jour J

Pour conduire la réunion CSE efficacement, l’animateur doit maitriser certaines techniques. Il convient donc de connaître les différents outils à disposition.

Qui peut animer les réunions CSE ?
Les réunions CSE sont normalement animées par l’employeur ou son représentant. Il ouvre la séance et anime la discussion. Il gère la prise de parole entre les différents intervenants. L’animateur doit veiller à ce que l’ensemble des participants puissent s’exprimer librement et donner leur avis sur les sujets abordés.

L’animateur de séance assure certaines fonctions, telles que :

• Ouvrir et clore la séance,
• Donner lecture de l’ordre du jour,
• Organiser les débats,
• Donner la parole aux intervenants,
• Proclamer les résultats des votes internes,
• Assurer la police de la salle.

Comment animer une réunion CSE ?
Pour commencer efficacement la réunion du CSE, l’animateur peut débuter par un brainstorming. De cette façon, tous les participants peuvent faire part de leurs idées. Il est important pour l’animateur de fixer un temps de parole limité et de consacrer une plage horaire à ce brainstorming. Certains participants risquent de ne pas prendre la parole. D’autres, risquent, au contraire, de la monopoliser.

Il est important de fixer certaines règles propre à la réunion CSE :

• Ne pas traiter les questions qui sortent du cadre de l’ordre du jour
• Fixer un temps limité pour chaque sujet
• Laisser la parole à chaque participant
• Conclure sur une décision de groupe…

Il est possible de recourir à la visioconférence lors des réunions CSE. Si des participants ne peuvent pas être présents physiquement, l’animateur doit s’équiper de tous les outils nécessaires (salle de réunion avec écran, micro…).

Durant la réunion CSE, il peut être aussi utile de projeter une présentation ou des documents. L’animateur vérifie que la salle de réunion permet l’utilisation d’un vidéoprojecteur.

Organiser les réunions CSE à distance

Initialement, le recours à la réunion CSE par visioconférence n’était prévu qu’après l’accord entre l’employeur et les membres du CSE (article L2315-4 du Code du travail). Sans accord, l’organisation des réunions CSE à distance était limitée à 3 réunions par an.

Cependant,  la crise sanitaire liée à l’épidémie de COVID-19 a engendré des mesures exceptionnelles. Dans le cadre de la loi d’état d’urgence sanitaire, les réunions CSE peuvent dorénavant se faire à distance. Ceci sans limitation et par tous les moyens possibles.

Quels outils pour recourir aux réunions CSE en visioconférence ?

• Google Meet
• Zoom
• Teams
• Skype

Si la visioconférence n’est pas possible, la réunion CSE peut aussi s’organiser grâce à des conférences téléphoniques ou par messagerie instantanée. Toutefois, certaines conditions sont prévues dans les différentes lois et décrets apportés par l’état d’urgence sanitaire :

• Une fois informés de l’organisation de la réunion à distance, les élus CSE peuvent s’y opposer. C’est par exemple le cas si l’ordre du jour concerne un sujet sensible qui nécessite une réunion physique ;
• Selon le dispositif technique proposé, il doit : « garantir l’identification des membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son (ou par écrit dans le cas de messagerie instantanée) des délibérations et ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance. »

Fixer les points de la prochaine réunion CSE

Avant de quitter la réunion CSE, il est important de définir les points de la prochaine séance. C’est à l’animateur de prendre les devants.

Une seconde réunion peut être organisée à la demande de la majorité des membres du CSE (article L.2315-28 du Code du travail). Il est aussi possible que l’employeur prenne l’initiative d’organiser des réunions supplémentaires. Ces dernières sont alors planifiées si elles sont jugées nécessaires ou si les circonstances l’exigent.

Rédiger un compte-rendu CSE et un PV de réunion CSE

Après chaque réunion CSE, la rédaction d’un procès-verbal (PV) et d’un compte rendu est nécessaire. Le compte rendu et le procès-verbal sont deux outils importants lors des réunions CSE. Leur point commun est de restituer toutes les informations importantes de la séance.

Souvent confondus, le compte rendu et le procès-verbal sont différents :

• Le compte rendu CSE est une synthèse de la réunion. Il intègre notamment la date, le nom des participants, et l’objet de la réunion. Le résumé du contenu, les différentes questions et réponses qui ont eu lieu figurent également dans le compte rendu de réunion CSE. En bref, le compte-rendu de la réunion CSE est un bilan général du déroulement de cette dernière.
• Le procès-verbal est un document officiel qui vient retranscrire tous les échanges de la séance. L’objectif est de lister les décisions prises lors de la réunion du comité. Le procès-verbal est ensuite soumis à l’approbation de l’ensemble des participants et signé par le secrétaire de séance.

Le procès-verbal doit être établi dans un délai minimum déterminé par accord d’entreprise. A défaut d’accord, ce délai est fixé à 15 jours après la réunion (articles L. 2325-20 et D. 2325-3-1 du Code du travail).

Aussi, le secrétaire peut déléguer la rédaction du procès verbal. Le Code du travail précise effectivement qu’il est tout à fait possible de recourir à l’enregistrement ou à la sténographie des séances de réunions CSE (Article L2315-34). Nous vous conseillons donc de faire appel à un prestataire spécialisé pour gagner du temps et éviter de potentiels désaccords ! 

Comment bien rédiger le compte rendu CSE ?

• Pensez à mentionner la date et l’heure de la convocation, à noter les participants
• Définissez les grands points et les grands thèmes abordés durant la réunion
• Notez toutes les interventions, sans oublier de mentionner le nom des personnes
• Retranscrivez les votes : les résultats des votes doivent apparaître explicitement
• Soignez l’écrit et n’oubliez pas de relire votre document

Quelles sont les mentions obligatoires dans le PV du CSE ?

Certaines mentions sont obligatoires dans le procès-verbal de la réunion CSE. C’est par exemple le cas des éléments suivants :

• date, le lieu et l’heure de la réunion
• liste des participants
• différents points inscrits à l’ordre du jour
• La retranscription des échanges et débats, le ton employé, les réactions
• propositions formulées par les différents interlocuteurs
• informations formulées par l’employeur
• résultat des votes pour l’adoption des résolutions
• décisions adoptées par les membres

Une fois le compte rendu et le procès-verbal rédigés, ils doivent être obligatoirement transmis à l’employeur. Aussi, ces documents doivent être transmis à tous les membres du CSE. Le procès-verbal peut être diffusé ou affiché dans l’entreprise selon les modalités du règlement intérieur (article L.2325-21 du Code du travail).

Organiser les réunions CSE ne s’improvise pas. Il est donc important de bien la préparer. De bonnes conditions d’organisation permettent de maintenir les participants actifs tout au long de la séance.