Comment organiser les élections CSE ?

Les ordonnances Macron imposent depuis le 22 septembre 2017 la mise en place du CSE dans les entreprises de 11 salariés minimum, pendant 12 mois consécutifs ou dès qu’un mandat [?] de représentant du personnel s’achève (CHSCT, DP ou CE). Les entreprises ont jusqu’au 31 décembre 2019 pour se mettre en accord avec cette mesure. La date approchant, il est recommandé de s’intéresser dès maintenant aux élections CSE.

Qui est concerné par les élections CSE ?

Les structures concernées sont les établissements privés ou publics industriels, administratifs ou commerciaux de plus de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs (art. L. 2314-4 du Code du Travail). Si cet effectif diminue après la mise en place du CSE pendant 12 mois consécutifs, le nombre d’élus reste le même. En revanche, on ne renouvellera pas l’instance à la fin des mandats.

Les élections CSE concernent aussi les établissements distincts quand l’entreprise comprend au moins 50 salariés. Il s’agira de négocier les conditions par accord collectif. En la présence d’un comité central, il faudra réaliser des élections CSE après les établissements distincts.

Quand et comment déclencher les élections CSE ?

Les entreprises concernées doivent assurer la mise en place CSE avant le 31 décembre 2019. La mise en place n’a pas lieu si un accord de prolongation a été décidé avant janvier 2019.

C’est l’employeur qui se charge de déclencher les élections du CSE. N’importe quel salarié peut aussi demander à ce que l’on organise des élections. Le dirigeant devra alors engager le processus électoral dans le mois qui suit,. Le processus électoral n’est pas engagé si l’employeur a établi un procès verbal (PV) de carence [?]. Dans ce cas, le délai pour mettre en place de nouvelles élections sera de 6 mois (art. L2314-8).

Dès que l’employeur décide de réaliser des élections CSE, il doit mettre les salariés au courant. Il informe généralement les salariés par voie d’affichage. L’employeur indique la date du jour, la date du 1er tour, l’heure ainsi que le lieu du scrutin. Les élections CSE devront avoir lieu, au plus tard, 90 jours après l’annonce (art. L. 2314-4).

Calcul de l’effectif et des sièges à pourvoir

Élections CSE & calcul de l’effectif

Le nombre de sièges disponibles se calcule en fonction de l’effectif. Ainsi, il convient de déterminer l’effectif de l’entreprise en amont.

Les individus à prendre en compte dans le calcul de l’effectif sont les salariés :

• avec un contrat de travail;
• en période d’essai;
• en préavis de démission ou de licenciement;
• en préretraite;
• suspendus;
• mis à disposition si présents dans les locaux et en poste depuis au moins un an;
• à l’étranger si sous la dépendance de l’entreprise française.

Il s’agira ensuite de calculer l’effectif total au prorata du temps de présence de chacun sur les 12 derniers mois, notamment pour le personnel à temps partiel, ayant quitté ou rejoint l’entreprise dans l’année, intérimaire, ou en CDD, s’ils travaillent dans l’entreprise depuis au moins un an. De cette façon, un salarié en CDI à temps plein comptera pour 100% de temps de présence (et donc pour une unité).

Afin de déterminer l’effectif exact de l’entreprise, il convient ainsi de procéder au calcul suivant :

Nombre de salariés x leur nombre d’heures par semaine / horaire légale (en général 35h)

Calcul des sièges à pourvoir

 Le Code du Travail précise le nombre de sièges à pourvoir en fonction de l’effectif. Il faut donc s’y fier scrupuleusement.

Après avoir pris connaissance du nombre de sièges à pourvoir, il s’agira de les départager par collège. Il n’existe pas de dispositions légales à ce propos mais il est recommandé de suivre une certaine proportion.

Il peut en exister 3 en fonction des structures :

• 1er collège : ouvriers et employés;
• 2ème collège : agents de maîtrise et techniciens;
• 3ème collège : ingénieurs et cadres (si au moins 25 salariés issus de cette catégorie professionnelle, sinon ils seront représentés dans le 2ème collège).

En dessous de 24 salariés dans l’entreprise, et s’il faut élire un seul titulaire et 1 suppléant, on ne décomptera qu’un seul collège. En ce qui concerne les entreprises de plus de 500 salariés, il faut réserver un siège dans le 2ème collège.

L’étape suivante consiste à calculer le nombre de sièges à pourvoir par collège en effectuant le calcul suivant :

nombre de salariés / sièges à pourvoir = N

nombre de salariés du collège 1/N = nombre de sièges pour le collège 1

S’il reste des sièges, il faudra privilégier le plus fort reste via le calcul suivant :

nombre de salariés dans le collège – (N x nombre de sièges déjà attribués) = résultat à comparer avec les autres collèges

Le plus fort résultat obtient le siège. On pourra toutefois modifier le nombre de sièges à pourvoir par collège à travers le protocole d’accord pré-électoral (PAP).

Élaboration des listes électorales du cse

Les listes électorales du CSE recensent tous les noms des potentiels candidats. Elles doivent être communiquées aux salariés 4 jours avant la date du scrutin. Ces listes doivent faire apparaître les noms, prénoms, et dates de naissance des candidats. L’ancienneté dans l’entreprise et les différents postes occupés apparaissent également dans les listes. Les organisations syndicales doivent aussi en avoir connaissance, ceci leur permettant de concevoir leurs listes de candidats.

Un candidat se présente pour représenter son collège et son établissement. Il y aura donc des listes différentes pour chaque.

Les conditions pour être candidats aux élections CSE sont les suivantes :

1. avoir au moins 18 ans;
2. travailler dans l’entreprise depuis au moins un an.

Dans tous les cas, le candidat aux élections CSE ne sera pas accepté s’il est suspendu et s’il ne fait plus partie de l’entreprise au 2nd tour. De la même manière, les cadres dirigeants et l’employeur ne peuvent pas se présenter aux élections. Il en est de même pour les personnes faisant partie de la famille de l’employeur.

Le nombre de mandats successifs étant limité à 3 (sauf accord PAP pour les entreprises de 50 à 300 salariés art. L. 2314-33), les élus actuels ne pourront peut être pas tous se représenter et être présents sur les listes électorales. Toutefois, il n’y a pas de restrictions pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Il est possible d’être candidat en tant que titulaire et suppléant. Si le candidat est élu pour les deux fonctions, c’est le titulaire qui primera. Le suppléant de la liste ayant alors le plus de voix après lui prendra sa place. S’il n’y a pas d’autres candidats, on consultera la liste concurrente ayant la plus forte moyenne. On choisira alors le candidat ayant récolté le plus de votes.

Élections CSE – cas particuliers

Le portage salarial

Pour les entreprise en portage salarial, les délais de présence dans la structure sont modifiés. L’ancienneté est de trois mois pour être électeur et de six mois pour être candidat. Il faut aussi que le salarié ait effectué une activité de portage salarial avec l’entreprise durant les 12 mois précédant l’élection pour être électeur. Pour être candidat, ce délai est de 18 mois pour être candidat.

Les entreprises de travail temporaire

De la même façon, les critères d’ancienneté sont changés pour ce type de structure. Les salariés doivent travailler dans l’entreprise depuis 3 mois durant les 12 derniers mois pour pouvoir être électeurs. Ce délai est de 6 mois durant les 18 derniers mois pour être candidat. On exclura les salariés ne souhaitant plus de nouveaux contrats de mission ainsi que ceux qui ne seront plus sollicités par la structure.

En dehors de ces dispositions, l’inspecteur du travail peut tout de même modifier les délais d’ancienneté. C’est par exemple le cas lorsqu’il n’est pas possible d’élire suffisamment de représentants du personnel. 

La négociation du Protocole d’Accord Pré-électoral (PAP)

Afin de préparer les élections CSE, le dirigeant doit inviter les organisations syndicales ayant eu la majorité lors du 1er tour des dernières élections à négocier le protocole d’accord pré-électoral 15 jours avant la date de réunion. Le fait de ne pas les inviter peut entraîner l’annulation des élections.

S’il n’y a pas d’organisation syndicale majoritaire dans l’entreprise, on conviera simplement les organisations présentes.

L’employeur invite les organisations syndicales, généralement par affichage. Les salariés peuvent aussi être tenus au courant en même temps.

La réunion aura lieu 2 mois avant les élections. Si aucune organisation syndicale ne répond à cette invitation, l’employeur se chargera de rédiger le PAP seul (art. L. 2314-14).

En cas de renouvellement de mandats, l’employeur doit inviter les organisations syndicales pour la négociation du PAP, 2 mois avant l’expiration des mandats (art. L. 2314-5). Les élections devront avoir lieu dans les 15 jours avant l’expiration des mandats.

Le rôle du PAP dans les élections CSE

Le protocole d’accord pré-électoral (PAP) joue un rôle clé pendant les élections CSE. C’est vers lui que l’on se tourne en cas de désaccord ou de litige. Le PAP reste aussi très important après les élections. C’est le PAP qui présente les moyens octroyés au CSE : possibilité de faire appel à un expert, d’avoir recours à des formations ou d’élire des représentants de proximité.

Les organisations syndicales doivent avoir accès à tous les documents en rapport avec les élections CSE. C’est particulièrement le cas pour les listes électorales (ceci leur permettant d’établir les listes des candidats).

Parmi les thèmes à négocier, certains sont obligatoires :

• les dispositions relatives aux collèges;
• la notion de respect de la répartition hommes/femmes;
• les conditions applicables pendant les élections comme la date du 1er tour, la composition du bureau de vote, les moyens disponibles, etc.

Il est aussi possible d’apporter certaines modifications par rapport aux disposition légales :

• nombre de sièges par collège;
• heures de délégation;
• mandats;
• élections partielles;
• type de vote;
• …

En cas de vote électronique (ceci étant décidé en amont via accord collectif), les salariés pourront voter depuis leur lieu de travail ainsi qu’à l’extérieur. Quoi qu’il en soit, le cahier des charges doit être décrit dans le PAP. Il doit faire apparaître le fonctionnement, le nom du prestataire, la déclaration CNIL pour la protection des données personnelles, etc. Il faut également s’assurer de la sûreté du procédé en mentionnant les informations suivantes dans le PAP : clés de chiffrement, dispositif de secours en cas de panne, certification d’anonymat des votes,…

En négociant le protocole d’accord pré-électoral, il est recommandé de n’oublier aucun sujet. Par ailleurs, il convient aussi de renégocier certains accords qui prendront fin au moment de la mise en place CSE.

Les élections CSE se dérouleront ensuite en suivant les décisions prises lors de la négociation du PAP. Néanmoins, dans les entreprises de moins de 20 salariés, si aucun candidat ne se présente aux élections dans un délai de 30 jours, l’employeur n’est pas dans l’obligation d’inviter les organisations syndicales à négocier le PAP (art. L. 2314-5).

Élections CSE et validation du PAP

Les membres présents doivent ensuite signer le protocole d’accord préélectoral (PAP). La double majorité est obligatoire pour valider la répartition des sièges dans les collèges. Cela signifie qu’il faut obtenir la majorité des syndicats présents ainsi que la majorité des syndicats représentatifs. La modification du nombre de collèges, de leur composition et la décision de réaliser le scrutin hors du temps de travail doivent être votés à l’unanimité. Les syndicats absents à la fin de la réunion comptent quand même.

 Si aucun accord n’a pu être obtenu dans le PAP concernant la répartition dans les collèges, c’est la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) qui s’en chargera (art.L.2314-13). C’est aussi la DIRECCTE qu’il faut saisir en cas de contestation à propos des collèges et établissements distincts. La DIRECCTE aura ensuite 2 mois pour trancher. Sans retour de sa part, il faut considérer que la demande est rejetée. Dans le cas ou la décision ne convient pas, il est possible de se tourner vers le Tribunal d’Instance dans les 15 jours.

Une fois le PAP finalisé et ratifié, il peut être affiché pour le rendre visible de tous les membres de l’entreprise. Il est possible d’afficher une note de service à la place, mais les détails de l’organisation des élections doivent y figurer. Le détail concerne par exemple les décisions relatives à la répartition femmes/hommes.

Cette préparation est nécessaire pour assurer un déroulement efficace des élections CSE. Il ne faut notamment pas négliger la place du PAP, qui garantira la mise en place CSE dans les meilleures conditions.

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